La presente è rivolta a tutti i soggetti che si avvalgono dei servizi erogati da AMBROGIO in veste di Clienti oppure di Fruitori in virtù di contratti stipulati con terze parti, nel secondo caso per le parti applicabili al diverso tipo di rapporto contrattuale. Gli Utenti finali intesi essi come le persone fisiche che utilizzano i servizi di Ambrogio in virtù di rapporti con i Clienti/Fruitori o in quanto loro incaricati sono dagli stessi informati e possono fare riferimento alla "PRIVACY POLICY PIATTAFORMA YOUNEED e TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI relativi agli UTENTI FINALI"
Secondo il Regolamento UE 2016/679, che conferma quanto sancito dalla normativa italiana già dal dicembre 2011, i dati che riguardano persone giuridiche, enti ed associazioni non sono “dati personali”, di conseguenza per il loro trattamento non sarebbe necessario ottemperare agli obblighi previsti dalla normativa vigente in tema di tutela dei dati personali, tuttavia, in considerazione del fatto che tra Clienti/Fruitori figurano soggetti che rientrano nella definizione di "persone fisiche" (professionisti, ditte individuali, etc.) e che nell’ambito dei rapporti intercorrenti possono essere trattati dati personali relativi a persone fisiche che hanno rapporti con il Cliente/Fruitore (dipendenti, collaboratori, etc.), AMBROGIO mantiene sempre disponibile il presente documento , in cui tutti gli interessati, anche i soggetti esclusi dall'ambito di tutela della normativa in parola, potranno riconoscere le politiche adottate nel trattamento delle informazioni e dati personali, che sarà sempre improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nel pieno rispetto del diritto alla riservatezza.
1. QUALI DATI VENGONO TRATTATI
- dati forniti dall'interessato direttamente o per tramite di soggetti da egli autorizzati e pertanto non elencati in questa sede (es: Recapiti, segnalazioni, etc.), tra cui potrebbero essere compresi incidentalmente anche dati appartenenti a categorie particolari
- dati più strettamente attinenti all'esecuzione del contratto: dati relativi alla fatturazione, ai pagamenti effettuati; - dati relativi ad interventi di natura tecnica sugli impianti; - dati relativi ad eventuali altri servizi richiesti o utilizzati; - informazioni necessarie a valutare affidabilità e solvibilità, ("informazioni commerciali").
- dati relativi all'utilizzo dei servizi erogati ed i dati di traffico telefonico (Data, orario di inizio chiamata o connessione, durata, numero chiamante, numero chiamato) e telematico (Data/orario di inizio connessione, data/orario inizio connessione, indirizzo IP), riferibili anche agli utenti finali, per i quali la normativa prevede specifiche cautele; in quest'ambito possono essere compresi:
- dati relativi alle chiamate telefoniche, incluse le chiamate vocali, di messaggeria vocale, in conferenza e di trasmissione dati tramite telefax;
- dati relativi ad eventuali servizi supplementari richiesti dal Cliente, inclusi l'inoltro e il trasferimento di chiamata, la messaggeria e servizi multimediali
- dati di traffico relativi all'utilizzo di posta elettronica, servizio fax (nonché i messaggi sms e mms) via Internet o della telefonia via Internet (cd. Voice over Internet Protocol–VoIP).
- dati relativi agli utenti finali dei servizi erogati, eventualmente comunicati dal Cliente/Fruitore nell'ambito dell'erogazione dei servizi da egli richiesti.
La normativa stabilisce particolari tutele per i dati relativi a condanne penali e reati e/o categorie particolari di dati quali: dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.
Di norma non è prevista l'acquisizione tali categorie di dati, tuttavia nell'arco dei rapporti con AMBROGIO S.r.l. e nei contatti con i suoi addetti il Cliente/Utente stesso potrebbe comunicare alcuni dati giudiziari o “particolari”; riguardo a questo punto, particolare attenzione viene prestata nell'acquisire solamente i dati e nell'effettuare esclusivamente i trattamenti necessari a soddisfare legittime richieste degli interessati e solo se pertinenti e necessari in relazione alle finalità di seguito indicate.
1.1 PERCHÈ QUESTI DATI POSSONO ESSERE TRATTATI (basi giuridiche del trattamento)
I dati sopra indicati possono essere trattati, sempre in relazione alle finalità di seguito indicate:
- in quanto necessari ad adempiere ad obblighi derivanti da un contratto di cui è parte l’interessato, (in particolare per le finalità di cui al successivo punto 3 lettere b-g-l),
- in quanto necessari ad adempiere ad obblighi legali,
- in quanto necessari per il perseguimento di legittimi interessi del titolare del trattamento, consistenti nella sicurezza dei sistemi, corretta organizzazione e programmazione delle attività e nel miglioramento del proprio servizio, nella tutela del patrimonio e del credito, nel trattare dati personali per finalità di marketing diretto tenendo sempre conto delle ragionevoli aspettative nutrite dall'interessato in base alla sua relazione con AMBROGIO (in particolare per le finalità di cui al successivo punto 3 lettere f g h l),
- in quanto necessari a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o a valutare se vi sia un diritto da tutelare utilmente in sede giudiziaria
- in quanto provenienti da pubblici registri accessibili a chiunque e/o resi manifestamente pubblici dall’interessato;
- avendo l’interessato espresso il proprio consenso, (in particolare in relazione al trattamento di alcune categorie particolari di dati personali comunicati dall’interessato e l’utilizzo di recapiti diversi dall’indirizzo e-mail fornito all’atto della stipula del contratto per comunicazioni di carattere commerciale e pubblicitario di cui al successivo punto 3 lettera i)
2. ORIGINE DEI DATI
Assunzione ed aggiornamento dei dati personali possono avvenire tramite:
- l’interessato stesso nel corso dei contatti con gli operatori di AMBROGIO S.r.l.
- soggetti intermediari autorizzati dall’interessato,
- pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, (es. acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione di un contratto, etc.), in particolare potranno essere acquisite informazioni necessarie a valutare affidabilità e solvibilità del Cliente, ("informazioni commerciali")
- Fornitore di servizi di comunicazione uscente.
I dati relativi all’utilizzo dei servizi sono originati dai sistemi informatici utilizzati da AMBROGIO e sono archiviati e trattati sempre in relazione ad adempimenti contrattuali, legali o per la sicurezza dei sistemi e dei dati stessi.
3. PERCHÈ VENGONO TRATTATI I DATI.
I trattamenti che saranno effettuati hanno le seguenti finalità:
- espletamento degli obblighi contrattuali e di natura contabile e fiscale derivanti dal rapporto commerciale di cui sono parte l'Interessato e AMBROGIO S.r.l.;
- cazioni all'utenza relative a guasti, emergenze, adempimenti contrattuali, come previsto dal contratto di servizi;
- adempiere ad obblighi derivanti da leggi, norme e regolamenti comunitari;
- adempimento disposizioni impartite dall’Autorità Giudiziaria o da altro Ente Pubblico che ne abbia potere;
- eventualmente tutelare un legittimo interesse, far valere o difendere un diritto, recupero del credito
- gestione anagrafica Clienti/Utenti; calcoli statistici interni all’azienda, studi e ricerche statistiche;
- finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con la clientela: Soddisfare le richieste del Cliente/Utente e gestione di eventuali segnalazioni; alimentazione del sistema di registrazione e analisi sistematica delle difformità del servizio per correggerne i difetti
- verifica del grado di soddisfazione e della qualità del servizio erogato, tramite interviste telefoniche o richiesta di compilazione di modelli; Alimentare il sistema di acquisizione delle conoscenze dell'utenza , necessarie alla verifica ed al miglioramento del servizio;
- attività commerciale: marketing, attività promozionali. Salvo diversa indicazione da parte del Cliente/fruitore, i recapiti, gli indirizzi postali e di posta elettronica forniti potranno essere utilizzati per l’invio di comunicazioni di cortesia e/o di materiale informativo/offerte relative a servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in essere. Resta inteso che il Cliente/fruitore ha facoltà di opporSi in qualsiasi momento a questo trattamento
- monitoraggio tecnico dei sistemi, rilevazione anomalie, anche al fine di preservare la velocità e la continuità del Servizio e prevenire comportamenti illeciti
4. COME VENGONO TRATTATI I DATI E TEMPI DI CONSERVAZIONE
In relazione alle summenzionate finalità, i trattamenti dei dati personali potranno avvenire con strumenti cartacei, informatici e telematici. Sempre garantendo la più assoluta riservatezza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità sopra descritte, in termini di registrazione e periodo di conservazione dei dati.
Dopo la cessazione del rapporto contrattuale i dati personali di cui al precedente punto 1, fatto salvo quanto previsto dalle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, verranno conservati esclusivamente per i tempi consentiti/imposti dalla normativa vigente applicabile alla specifica finalità per cui i dati sono trattati.
I recapiti per i quali l’interessato abbia concesso un uso anche per finalità commerciali verranno conservati per 12 mesi successivi all’ultimo contatto/invio avuto con l’interessato stesso.
4.1 Conservazione dei Dati relativi al traffico telefonico o telematico
- I Dati relativi al traffico telefonico o telematico, potranno essere conservati per periodi non superiori a 6 mesi ("salva l'ulteriore specifica conservazione necessaria per effetto di una contestazione anche in sede giudiziale") a fini di documentazione in caso di contestazione della fattura o per la pretesa del pagamento (art. 123 D. Lgs. 196/2003)
- dati relativi alle chiamate senza risposta , possono essere conservati per periodi non superiori a 30 giorni
- è prevista l'ulteriore conservazione per finalità di accertamento e repressione dei reati:
-
- per un periodo massimo di 24 mesi dalla data della comunicazione per i Dati relativi al traffico telefonico
- per un periodo massimo di 12 mesi per dati relativi al traffico telematico, esclusi comunque i contenuti delle comunicazioni,
questi dati potranno essere forniti esclusivamente con decreto motivato del pubblico ministero anche su istanza del difensore dell'imputato, della persona sottoposta alle indagini, della persona offesa e delle altre parti private. Inoltre il difensore dell'imputato o della persona sottoposta alle indagini può richiedere, direttamente al fornitore i dati relativi alle utenze intestate al proprio assistito con le modalità indicate dall'articolo 391-quater del codice di procedura penale (art. 132 c. 3 D. Lgs. 196/2003)
- Infine la Legge n. 167/2017, in attuazione dell'art. 20 della direttiva (UE) 2017/541, al fine di garantire strumenti di indagine e contrasto del terrorismo e per le finalità dell'accertamento e della repressione dei reati di cui agli articoli 51, comma 3-quater, e 407, comma 2, lettera a) del codice di procedura penale, prevede un termine di conservazione dei dati di traffico telefonico e telematico nonché dei dati relativi alle chiamate senza risposta, di settantadue mesi, questi dati, salvo l'esercizio dell'azione penale per i reati comunque perseguibili, potranno essere utilizzati “esclusivamente per le finalità del decreto-legge del 27 luglio 2005, n. 144 "Misure urgenti per il contrasto del terrorismo internazionale".
5. DA CHI POSSONO ESSERE TRATTATI
Per le medesime finalità i dati potranno essere trattati dalle seguenti categorie di incaricati e/o responsabili, sempre e solo nei limiti di quanto effettivamente necessario ad espletare le proprie funzioni:
- Direzione aziendale e management di AMBROGIO S.r.l.,
- addetti all'amministrazione per la gestione degli aspetti amministrativi, altro personale incaricato da AMBROGIO S.r.l., nei limiti dei compiti ad esso assegnati;
- risorse preposte alla gestione e manutenzione dei sistemi informatici che hanno il compito di garantire la funzionalità dei sistemi, la sicurezza dei dati e le operazioni di backup,
- Soggetti (Società /professionisti) che collaborano in qualità di Responsabili ex art. 28 Reg. UE 679/2016 alle attività, o che erogano servizi ad esse funzionali, quali: adempimenti fiscali, contabili, gestione del servizio di assistenza tecnica, gestione vendite, gestione sistemi informativi, servizi finanziari, recupero del credito, erogazione di servizi di comunicazione elettronica a tal proposito si fa presente che tali soggetti saranno sempre e comunque vincolati al pieno rispetto delle norme e procedure volte a garantire la più ampia tutela e protezione dei dati personali adottate ed imposte dal Titolare anche e non solo in ottemperanza alla normativa in vigore.
- PER LE SEGNALAZIONI: oltre che dal personale addetto a ricevere le segnalazioni dell'utenza, i dati potranno essere trattati, con esclusione degli elementi identificativi dell'interessato, dalle funzioni aziendali interessate dal tema della segnalazione/reclamo per la predisposizione/realizzazione di indagini interne e per la risoluzione delle cause
6. A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento ad obblighi di legge, i dati personali in parola possono essere comunicati o resi disponibili:
- ad Aziende controllate controllanti o comunque collegate, per correnti finalità amministrativo-contabili,
- ai soggetti con cui i Fruitori hanno il rapporto contrattuale in virtù del quale si avvalgono dei servizi erogati da Ambrogio
- ai soggetti indicati dall’Interessato o da persona che agisce per Suo conto,
- a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme; in tale ambito l'Autorità per le garanzie nelle comunicazioni può ottenere i dati relativi alla fatturazione o al traffico necessari ai fini della risoluzione di controversie attinenti, in particolare, all'interconnessione o alla fatturazione;
- ad Agenti Rappresentanti o procacciatori d'affari delegati dalla Società;
- limitatamente ai dati di natura contabile e fiscale a banche, istituti di credito, società di elaborazioni dati e società di emissione carte di credito, per le attività strettamente connesse alla esecuzione ed alla gestione amministrativa del contratto,
- ad enti, consorzi, professionisti e società aventi finalità di recupero e tutela del credito; società di assicurazione del credito, società di informazioni commerciali,
- a fornitori in relazione ad obblighi contrattuali e/o di legge,
- ad altri soggetti (aziende/consulenti) che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per finalità ausiliare alla gestione dei servizi richiesti dagli interessati, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti a loro affidati quali: assistenza nell’espletamento o esecuzione diretta di adempimenti fiscali/contabili/assistenziali, gestione sistemi informativi, servizi finanziari, erogazione di servizi di comunicazione elettronica
che rivestiranno piena titolarità per I trattamenti effettuati presso le proprie strutture, sempre per le finalità sopra specificate, e che saranno vincolati al pieno rispetto degli obblighi di riservatezza e sicurezza.
Naturalmente tutte le comunicazioni sopra citate sono limitate ai soli dati necessari all’Ente/ufficio destinatario (che sarà titolare autonomo per tutti i trattamenti conseguenti) per il raggiungimento dei legittimi fini connessi alla comunicazione stessa.
6.1 trasferimento all’estero
I dati personali potrebbero essere trasferiti verso soggetti siti al di fuori dell'Unione Europea verso il Paese in cui risiede o si trova l’interessato esclusivamente su richiesta dello stesso e/o in ricorrenza dei presupposti di legittimità di cui al punto 1.1 sempre nel rispetto della normativa vigente.
6.2 Diffusione
I dati di cui trattasi non saranno diffusi
7. QUANDO È OBBLIGATORIO COMUNICARE I PROPRI DATI
La comunicazione e l’aggiornamento dei propri dati ha natura obbligatoria, per quanto attiene allo svolgimento di adempimenti previsti dalle vigenti normative di legge e all'esecuzione degli obblighi derivanti dal contratto di cui è parte l'interessato; la mancata ottemperanza a tale obbligo comporterebbe l’impossibilità per AMBROGIO S.r.l. soddisfare le richieste del Cliente/Utente e di dar esecuzione al contratto; per questo motivo verranno sempre indicati i dati il cui conferimento sia obbligatorio ai fini della conclusione e gestione del contratto.
È invece facoltativa la comunicazione dei altri dati eventualmente richiesti (tel. cellulare, indirizzo e-mail, livello soddisfazione, etc.), non direttamente attinenti ad obblighi contrattuali ma funzionali al perseguimento delle finalità citate al punto 1 ed al normale svolgimento delle attività economiche che coinvolgono anche l’interessato. In assenza di tali dati, per cui potrebbe essere richiesto uno specifico consenso ove se ne ravvisasse la necessità, non ci saranno conseguenze salvo l'impossibilità di gestire al meglio il rapporto commerciale in essere o di servire al meglio il cliente.
8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO (chi decide perchè, come ed a chi far trattare i dati)
Titolare del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi dei trattamenti di dati personali e si assume la responsabilità di trattare e far trattare correttamente i dati personali) è AMBROGIO S.r.l. Ambrogio Srl - P. IVA 01905320972, Viale della Repubblica, 243 - 59100 Prato E-mail:
info@ambrogio.com AMBROGIO ha nominato un Responsabile Protezione Dati, che ha il compito di sorvegliare, in piena indipendenza ed in assenza di conflitti di interesse, l’osservanza da parte del titolare e dei Responsabili esterni della normativa in tema di tutela dei dati personali e che potrà essere contattato inviando una comunicazione all’indirizzo e-mail
rpd@ambrogio.com
9. DIRITTI DELL’INTERESSATO - A CHI È POSSIBILE RIVOLGERSI
L’interessato ha il diritto:
- di chiedere al titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e di opporsi al loro trattamento,
- se il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati (informatici) e sulla base del proprio consenso, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e/o di ottenerne la trasmissione diretta ad altro titolare del trattamento, se tecnicamente fattibile
- di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento (senza che sia pregiudicata la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca), ovviamente ciò per i trattamenti effettuati sulla base di tale presupposto
- di proporre reclamo a un'autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali - Piazza di Monte Citorio n. 121 00186 ROMA - Fax: (+39) 06.69677.3785 - Centralino telefonico: (+39) 06.696771 - E-mail: garante@gpdp.it - posta certificata protocollo@pec.gpdp.it
L’Interessato potrà rivolgersi al titolare AMBROGIO S.r.l.:
- per email a privacy@ambrogio.com;
- per posta raccomandata all’indirizzo sopra indicato;
- chiamando il numero verde 800 08 28 63 specificando la natura della richiesta all'operatore, tenendo presente che non sarà possibile rispondere a richieste pervenute telefonicamente ove non vi sia certezza circa l’identità del richiedente.